Valoriser son fichier client : un équilibre entre service et déontologie. Par Sébastien Remy

Les enjeux déontologiques et éthiques

Le respect de la confidentialité et la protection des données clients sont au centre des préoccupations de la profession. Le secret professionnel, la protection des données personnelles et le respect du RGPD doivent être pris en compte lors de la mise en valeur de votre fichier. Il est indispensable d’obtenir le consentement des clients pour l’utilisation de leurs données dans le cadre de communications personnalisées.

Lorsque vous sollicitez un client avec lequel vous avez travaillé il y a quelques mois/années, il est possible qu’il soit désormais en relation avec un autre notaire. C’est avec cet esprit de doute et de respect que la démarche personnalisée doit être initiée, une démarche informative uniquement.

Vous pourriez par exemple proposer à un client venant d’avoir 70 ans, la lecture du tableau « barème de l’usufruit » du code général des impôts et lui expliquer les avantages d’une donation, avant 71 ans, de la nue-propriété d’un bien (optimisation fiscale, conservation de l’usufruit, anticipation de la succession...). Vous pourriez l’inviter à prendre contact avec son notaire (peut-être vous !) pour l’éclairer sur sa situation personnelle. Chaque cas étant bien entendu spécifique.

Le rôle clé des notaires dans la gestion de patrimoine

La gestion de patrimoine notariale englobe plusieurs domaines que les notaires de France maîtrisent, bien qu’ils ne les mettent pas toujours en avant. La fiscalité, la transmission, l’investissement immobilier ou le choix d’un régime matrimonial adapté sont des actes courants dans les études. Le notaire est idéalement placé pour accompagner ses clients car il connaît leur âge, leur situation maritale et leur patrimoine familial.

Dans un récent article paru le 10 février 2023 dans Le Journal du Dimanche, Théo Dupuis indique : « Le notaire a décidément la cote chez les Français. Ils sont près de 9 sur 10 à le voir comme un acteur indispensable aux grandes étapes de la vie ».

La gestion du fichier clients permet alors d’améliorer l’accompagnement des familles en fournissant des informations adaptées à chaque situation et à chaque étape de la vie.

À titre d’exemple, le notaire est compétent et reconnu comme tel quand il propose, à travers des sollicitations personnalisées, aux entrepreneurs de les accompagner dans la transmission de leur entreprise, aux personnes âgées de préparer leur succession, aux investisseurs des propositions de placements (via UNOFI, par exemple, ou via des investissements immobiliers...).

Utiliser le fichier clients avec précaution

Lors de l’utilisation du fichier clients, il est essentiel de garder à l’esprit qu’il inclut des clients d’offices « partenaires » qu’il convient de ne pas contacter.
Ainsi, une approche méthodique doit être mise en œuvre, en vérifiant avant chaque analyse que le client concerné est bien un client de l’étude. Si votre logiciel de rédaction des actes vous permet de « marquer » dans la fiche client s’il appartient à l’étude ou à un confrère ; assurez-vous que vos collaborateurs renseignent correctement ces informations. Cela vaut également pour la profession, le statut et les coordonnées, bien sûr.

L’engagement sur les réseaux sociaux

Ils sont un moyen efficace de communiquer avec certains clients (invitez-les à vous suivre !), de partager des informations pertinentes et des explications simples quant à l’évolution de la fiscalité par exemple. Cette présence sur les réseaux contribue à renforcer la notoriété de l’étude tout en respectant les limites imposées par la profession.
Que ce soit par courrier ou via un réseau social, l’important pour animer son fichier clients sera de privilégier un contenu pertinent, adapté à chacun et non promotionnel, mettant en avant l’expertise et les compétences du notaire dans ce domaine si vaste de la gestion de patrimoine.

Retrouvez ici une synthèse des principes de la sollicitation personnalisée et un tableau récapitulatif des usages des réseaux sociaux selon les profils, extraits du Guide Communication 2019 du CSN.