Knowledge management au sein des offices notariaux

La nécessité de valoriser le capital informationnel des entreprises a fait émerger le knowledge management (KM). Dans notre écosystème juridique, cette démarche managériale de gestion des connaissances s’est d’abord développée dans les cabinets d’avocats. La question de la création d’un « stock » de savoirs, de savoir-faire - voire de la formalisation des savoir-être ? - se pose, de la même manière, dans le notariat. Des postes de knowledge manager sont d’ailleurs désormais créés au sein des études. Rien de si surprenant en réalité, puisque l’on sait à quel point la connaissance est dans l’ADN de la profession !

Le knowledge management : pour quoi faire ?

La volonté de mettre en place un KM répond à trois enjeux particuliers pour la gestion d’une étude notariale :
le gain d’efficacité ;
la compétitivité ;
la sécurité juridique.

En termes d’efficacité, les bénéfices sont rapidement mesurables lorsque l’on se place sur le terrain de la mutualisation des informations collectées et documents créés au sein de l’office. Le KM rend plus facile et rapide le traitement des dossiers, en élaborant par exemple une plateforme de ressources librement accessibles aux collaborateurs.

Un KM performant est un levier concurrentiel, puisqu’il est de nature à créer de la valeur pour l’organisation. Il n’est en effet pas seulement question de référencer des modèles d’actes pour améliorer la documentation en interne, il s’agit également d’inscrire l’étude dans une démarche d’innovation, bon moyen s’il en est, de se différencier. Cela permet aussi aux collaborateurs de s’auto-former à l’aide du partage de connaissances communes et participer ainsi à la création d’une intelligence collective donnant de la valeur à l’office.

La sécurité juridique est un autre des bénéfices majeurs du KM, grâce à la gestion des sources d’informations internes ou externes qui permettent la mise en place d’une veille juridique régulière. Cette veille peut être facilitée par l’élaboration de systèmes d’alertes qui signaleraient si une information juridique doit être vérifiée ou actualisée et permettrait également de prévenir l’obsolescence de la documentation, en fonction d’une périodicité définie.

Management des connaissances juridiques et plus encore

Il est fréquemment recommandé, au nom des bonnes pratiques de KM, de créer une base de données regroupant des connaissances non seulement internes, mais aussi externes à l’office. Les modèles de documents utilisés fréquemment pour certaines tâches peuvent alimenter ce recueil et ainsi servir à standardiser les formules notariales, les modèles de clauses et contrats, les courriers, etc. Des sources extérieures comme les réponses du Cridon ou les recherches effectuées suite à une veille juridique peuvent également enrichir cette base de données.

Mais des connaissances autres que juridiques peuvent également être mises en valeur dans le cadre d’une démarche de KM, certains savoirs étant souvent sous-exploités. On retrouve ici des éléments liés au marketing et à la communication (templates, éléments de langage, charte graphique, etc.), RH (offres d’emploi, chartes internes, etc.). Il s’agira également, le cas échéant, d’expertises techniques ou sociales, qui peuvent servir l’intérêt de l’office et qui ne se manifestent pas forcément dans l’activité quotidienne comme le fait de parler une langue étrangère, d’avoir des qualités orales et / ou écrites ou encore des compétences en informatique. Les ressources relationnelles (réseau) contribuent également au KM.

Comment mettre en place une démarche de KM ?

Pour mettre en place un processus de KM dans une étude notariale, les informations doivent être :

identifiées et classées par nature/type ;
sélectionnées ;
collectées et stockées ;
transmises / rendues accessibles ;
mises à jour et enrichies.

Ces étapes permettant ainsi l’élaboration d’une « bible » pour l’office afin de faciliter le travail des collaborateurs.

Les choses peuvent se faire en "lowtech", sous réserve d’y apporter des garanties en termes de sécurité, de confidentialité et, plus largement, de protection des données (hébergement, gestion des accès, etc.). Opter pour un outil de gestion électronique de documents (GED) peut également être plus adapté pour la constitution et l’organisation d’une base de données pertinente et efficace. Vérifier l’interopérabilité du nouvel outil avec ceux déjà utilisés dans l’office sera un critère important de choix de la solution.

Pour sécuriser ces informations, il est nécessaire de paramétrer des droits d’accès aux ressources collectées. Il faut ainsi convenir de la gestion de ces accès, notamment pour la modification des informations en définissant si toute l’étude a la possibilité de se connecter aux bases de données ou bien si une seule personne en a la charge. Concernant la consultation également, peut-être envisager de restreindre la visibilité de certains documents à certains services. Enfin, il conviendrait de réfléchir à l’ouverture d’un extranet destiné aux clients en mettant à leur disposition certaines informations.

Pour en savoir plus sur le knowledge management au sein des études de notaires, consultez l’article d’Alix Germain en intégralité ici, paru dans le n° 98 du Journal du Village des Notaires.