La digitalisation dans le notariat est la transformation des activités et des services notariaux traditionnels en signal numérique. Concrètement, il s’agit de l’utilisation de logiciels, de systèmes d’information, de solutions de gestion électronique pour automatiser, rationaliser et sécuriser les processus notariaux. L’objectif principal étant d’améliorer l’efficacité, l’accessibilité et la sécurité des opérations par-devant notaire. En vérité, évaluer la performance d’une étude de nos jours serait de regarder son niveau de numérisation. Toutefois, la réalité en Afrique est que très peu de personnes ont accès à internet et aux outils informatiques. Malheureusement, beaucoup de pays ne dérogent pas à cette réalité. Pourtant, le besoin de digitalisation du notariat et de l’administration en Afrique est énorme face aux turpitudes et lourdeurs que rencontrent ces juges pacificateurs dans l’exercice de leur profession dans l’espace OHADA. Aussi, la casquette de chef d’entreprise conduit toutefois cet officier public à se doter d’outils informatiques et d’astuces de digitalisation pour satisfaire les attentes de sa clientèle, et de ce fait l’attirer, l’entretenir et la conserver. Alors, quel serait l’apport de la digitalisation dans les offices de notaires dans l’espace OHADA ? Autant plus qu’ils font face aux contraintes institutionnelles, législatives, contractuelles, qui les empêchent de travailler de manière optimale.
L’intérêt du sujet réside dans le fait que nous savons que le notariat dans l’espace OHADA a les moyens malgré le contexte économique, juridique et sociopolitique de digitaliser convenablement les offices. C’est la raison pour laquelle, il faudra analyser, les apports de la digitalisation dans la sécurité, la qualité des services des notaires (A) et l’optimisation de leurs performances (B).
A - L’apport de la digitalisation dans la sécurité et la qualité des services des notaires
La digitalisation permettra à améliorer la sécurité et l’efficacité juridique qu’est présumé incarner le notaire. En effet, cet officier public par l’usage des outils informatiques pourra mieux réceptionner, traiter et conserver ses actes. Il pourra aussi effectuer un suivi plus performant de ses actes auprès des administrations avec lesquels il est amené à travailler. Par exemple, ces officiers publics pourront instaurer pour les actes notariés dans cet espace, l’utilisation de la clé Réal ; qui demeure une clé informatique USB cryptée contenant l’identification sécurisée de cet officier ministériel. Ce qui a comme avantage principal, la signature sécurisée et électronique des actes notariés.
La digitalisation permettra aux notaires OHADA d’augmenter la qualité des prestations de services. Évidemment, l’informatisation des études passe par la création de sites internet ou de logiciels dédiés à l’office. Sans le but de donner des informations fiables sur les prestations de l’étude. En l’occurrence, cela évitera des déplacements inutiles des usagers de droit, car, ils pourront être renseignés à temps réel sur le site internet. Dans la même optique, le site pourra proposer des visites virtuelles guidées sur les offres de l’étude et sur les propositions immobilières au sein de l’office. Dans le même sens, le notaire peut accentuer la transparence par « l’open data » en donnant un accès libre au public aux données publiques d’intérêt général. Par exemple, sur le site des études, les usagers de droit pourront avoir un accès libre pour consulter les sociétés commerciales qui ont été déjà créées dans cette étude. Il est sans oublier qu’avec les outils de communication, les officiers ministériels pourront par internet réaliser des ventes aux enchères dématérialisées. Pourront maximiser leur service en établissant les visites virtuelles, le développement de la visioconférence, l’E-formation, la blockchain notariale, etc. L’optimisation par la digitalisation devrait aboutir aussi à l’instauration de SERVICE DE TÉLÉSAUVEGARDE. Qui est un service totalement automatisé et sécurisé, qui fournit au notaire les garanties de récupération de ses données en cas de perte ou de sinistre informatique grave. Il est sans oublier la possibilité par la dématérialisation de créer des portails en ligne pour que les clients puissent accéder à leurs documents, suivre l’avancement de leurs dossiers et communiquer avec leur notaire en toute sécurité.
B - La digitalisation outil de performance
La digitalisation permettra aux notaires d’analyser leurs performances et d’améliorer leurs productivités. Ces officiers ministériels pourraient mettre en place des indicateurs de réalisation en temps réel pour identifier les sources de non-qualité. Ceci au moyen des outils informatiques et logiciels performants. En fait, cela pourra aboutir sur le développement de l’activité notariale fondée sur des services améliorés à la clientèle. Concrètement, il s’agira de valoriser une offre de services dans des domaines délaissés par les officiers publics ou fournissant un progrès rapide. Tout ceci en s’appuyant, sur la connaissance des besoins de la clientèle et les propositions d’amélioration des services.
Conclusion
Les mondes physique et numérique sont aujourd’hui indissociables. Le monde numérique contribue à notre expérience dans le monde physique et vice versa. Dès lors, misez sur les deux, car, une stratégie digitale n’est pas un paquetage global qui règle tous les problèmes d’un seul coup. Il faudra pour l’heure mener la digitalisation avec prudence et méthode. L’objectif étant de parfaire le notariat par la digitalisation en se focalisant sur le produit final qui est l’usager de droit. Pour ce faire, il faudra une consécration textuelle au niveau de l’OHADA, pour créer les textes adaptés à la réalité d’informatisation des notaires. Ainsi, ces officiers publics auront l’impérium, le cadre légal, pour contourner les complexités administratives de chaque pays pris individuellement qui ne comprennent pas toujours au moment opportun l’utilité de l’informatisation et de la digitalisation. En clair, la digitalisation du notariat peut améliorer l’efficacité des services, réduire les délais, faciliter l’accès à la justice et offrir une meilleure expérience client. Cependant, elle doit être mise en œuvre de manière à garantir la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données et à respecter les réglementations notariales en vigueur dans les pays francophones.
GUEGUANG TSALEFACQ GHOMO
Doctorant en droit, Auteur et passionné de notariat