La communication notariale : stratégies et évolutions.

Pourquoi communiquer ?

Pour bien des raisons, la vision classique du notariat restreint la communication des études notariales ; la première et la meilleure de ces raisons a longtemps été l’inutilité de promouvoir une activité qui était de toute manière indispensable. Néanmoins, les évolutions internes et contextuelles ont été telles qu’un changement d’attitude vis-à-vis de la communication se justifie amplement, changement qui a déjà été acté par les instances, comme le montrent les thématiques des formations proposées conjointement par la Chambre des Notaires de Paris et HEC – « définir la stratégie de l’offre et valoriser nos prestations », « inspirer et accompagner le changement dans l’office », « repenser la gouvernance et mobiliser les équipes ». Chaque étude doit donc apprendre à communiquer.

Comment communiquer ?

La première étape consiste à échafauder une stratégie globale. Parce que la communication n’est qu’un moyen de venir en support à des objectifs collectifs clairs, la définition de ces objectifs est la première étape du processus : dans quels domaines, et de quelles manières, l’étude souhaite-t-elle développer son activité ?

Adresses mail et site internet

Les règles existantes en matière d’adresse mail et de site internet sont strictes et visent à assurer le respect par l’ensemble de la profession de principes majeurs – intégrité, impartialité, confraternité, secret professionnel. Il est ainsi indispensable que ces adresses permettent d’identifier précisément l’office notarial, sans que des énoncés trop génériques, tels qu’un « nom de lieu sans autre attribut » [1] (ex : vanves.notaires.fr), permettent de laisser croire à un statut particulier. Mais ces règles connaissent également des évolutions : depuis le 1er mai 2016, il est ainsi prévu que le taux et les modalités des remises prévues soient mentionnés sur le site internet.

Faire le choix des sites Prisme est la solution la plus aisée, puisqu’ils sont spécifiquement conçus dans le respect de la déontologie de la profession et de sa charte graphique, et ouvrent la voie à une procédure d’agrément dite « simplifiée » ; mais le choix d’un site non Prisme est tout à fait envisageable, et offre même certaines libertés, mais il implique des contraintes particulières, dont une délibération de la chambre sur les éléments fournis – description de l’office, présentation des notaires et collaborateurs, procédures d’abonnement/désabonnement à une newsletter...
Dans les deux cas, il peut être fait mention de spécialisations éventuelles, telles qu’une expertise en médiation, les langues étrangères pratiquées dans l’office, ainsi que l’affiliation à un réseau notarial. Par contre, aucune mise en valeur personnelle par la mention de chiffres d’affaires ou de clients prestigieux, ni aucun référencement payant ne sont possibles, ni même le référencement d’autres sites, afin d’éviter que cela soit motivé par des échanges de bons procédés qui feraient artificiellement remonter le site dans les recherches. Le seul référencement possible consistera donc à savamment utiliser certains mots-clés. Bien que les évolutions technologiques soient telles que la consultation par visioconférence et la signature à distance seront bientôt d’actualité, le cadre de la profession notariale ne permet toutefois pas d’offrir des services de conseil en ligne, car « le conseil notarial est fondé sur une relation personnalisée » et le notaire doit s’être assuré de l’identité et de la qualité de son interlocuteur avant d’offrir son conseil.

D’autres conditions doivent également être respectées : pour l’information d’ordre professionnel – le rôle du notaire, sa fonction, ses missions, ses attributions ainsi que sa rémunération – le site doit renvoyer aux sites institutionnels par des liens hypertextes. Il en est de même pour celle d’ordre juridique, fiscal ou économique, pour la très bonne raison que le notaire serait responsable juridiquement si une information non mise à jour amenait un visiteur du site à prendre une décision erronée ; prudence est toujours mère de sûreté.

Les annonces immobilières

Lorsqu’ils sont chargés par un client de s’occuper d’une affaire, les notaires peuvent bien sûr créer une annonce sur leur site internet, mais ils peuvent également mentionner leur site internet sur le support externe où sont publiées les annonces. Concernant la diffusion des annonces, le choix de constituer un groupement entre notaires est très judicieux parce qu’il permet de centraliser au niveau territorial les offres de vente ou de location.

Communiquer son expertise

Conférence, publications, et presse, sont différents médias de communication pour faire profiter le grand public, ainsi que ses confrères, de son expertise. Il y a néanmoins une distinction à faire entre eux : les deux premiers sont suffisamment transparents pour que les notaires puissent, dans la seule limite de leur temps disponible, transmettre autant qu’ils le souhaitent leur savoir par ces deux moyens ; il en va ainsi, par exemple, du cycle de conférences-débats de la Chambre des notaires de Paris, destinées au grand public, ou des publications juridiques rédigées par des notaires à l’intention de leurs collègues.

Pour les relations avec la presse grand public, la situation est autre : un article écrit entièrement par un notaire peut encore répondre aux critères déontologiques de la profession, parce qu’il saura être précis et rigoureux, mais le recours au communiqué à destination de la presse locale, même concernant les actualités juridiques, doit être utilisé avec parcimonie, parce qu’il pourrait donner lieu à des réécritures et des mésinterprétations qui pourraient être problématiques. Si le Règlement national impose au notaire de demander l’autorisation du Président de chambre avant toute intervention publique, cette exigence n’est pas applicable lorsqu’un notaire répond à un journaliste sur une question technique qu’il maîtrise parfaitement ; c’est aussi le cas pour la participation à des émissions de radio dont la thématique est claire et où les questions éventuelles ne portent que sur des cas généraux.

Organiser des événements

S’il doit être réservé à la clientèle de l’étude, un événement dédié à une occasion particulière – nouvel associé, nouvelle réforme – est une démarche pertinente. Pourquoi ne pas louer une salle pour une soirée débat, et diffuser ensuite le compte-rendu de cet événement sur votre site et sur les réseaux sociaux ?

Personnaliser le matériel

Pourquoi ne pas personnaliser les documents que vous remettez à vos clients ? Pochettes, chemises, cartes de visites peuvent mentionner le nom de l’office, de ses associés, transmettre une identité visuelle qui vous semble opportune, et avertir vos clients de tous les moyens de rester informés de l’activité de l’étude.

Quel rôle pour les réseaux sociaux ?

Les réseaux sociaux prennent une place grandissante dans toutes les activités. Comment peuvent-ils être intégrés dans l’activité notariale pour en faire des atouts et non de nouvelles contraintes ? Un premier atout de ces réseaux consiste à créer un lien privilégié avec sa clientèle. Pour casser l’image froide du notaire, rien de tel que de faciliter la communication dans les deux sens, afin de mieux diffuser ses informations (activités, annonces…) et d’être plus à l’écoute des besoins qui ne savent pas encore s’exprimer.
Si la gestion de ces réseaux n’est pas votre fort, et devient de ce fait trop chronophage, certains prestataires de services internet vous proposent des solutions pour prendre en charge ce pan de votre communication.

Facebook et Linkedin
Assez proches dans leur fonctionnement et leur usage, ces deux réseaux permettent de présenter l’étude de manière synthétique et historique, et de rendre cette information accessible à tout nouveau contact. Il s’agit donc de vitrines virtuelles où vous pouvez mentionner les recrutements, les nouvelles compétences internes, ou des actualités sur le notariat, lesquelles peuvent être ou non rédigées en interne. Il est évident que des publications sur ces deux réseaux toucheront un public à la fois différent et plus large que celui qui viendrait de lui-même
consulter les sites de l’étude ou des instances, et donneront de vous une image particulièrement dynamique. Un autre atout de ces réseaux sociaux tient aux conversations qui naissent, sur votre page, sur celles de confrères ou sur celles d’instances, autour de sujets concernant l’activité notariale. Ces « fils » de discussion sont très instructifs sur les réactions et les attentes de cette partie du public, d’ailleurs grandissante, qui fréquente et pratique assidûment l’Internet.

Twitter
D’un fonctionnement différent, Twitter s’avère surtout utile pour relayer des informations sectorielles – réforme, article – entre confrères ou auprès de personnes intéressées par le sujet. Ce réseau a cela d’intéressant qu’il permet de créer un effet de masse médiatique en relayant, au niveau de la profession, des mots-clés (« hashtag ») qui vont ainsi devenir de plus en plus visibles pour les autres utilisateurs de Twitter et pour les médias. S’il ne peut être question, pour des raisons déontologiques évidentes, d’utiliser Twitter à la manière de ces blogueurs avides de commenter les actualités, son usage véhicule néanmoins dans tous les cas une image positive et connectée.

Instagram
Particulièrement prisé des jeunes générations, Instagram a cela d’intéressant qu’il est un média visuel, qui vous apportera de nouveaux clients pour vos annonces immobilières. Celles-ci pèchent en effet souvent par manque de qualité visuelle et de visibilité sur l’internet, et un réseau comme Instagram a un triple atout : il incite à améliorer encore la communication visuelle, bénéficie d’une implication supérieure de ses nombreux utilisateurs, qui sont plus enclins à interagir avec le site, et, enfin, il offre un mode de recherche plus souple que les sites classiques d’immobilier grâce au choix des mots-clés, qui peuvent ainsi renvoyer autant au nom du quartier – Belleville, La Guillotière... – qu’à une caractéristique du bien – balcon, piscine...

Jordan Belgrave
Article initialement publié dans le Journal du Village des Notaires n°65

Notes :